Como se menciona en Conceptos Generales, tanto las Solicitudes como las Ordenes de Trabajo representan algo que una persona solicita para que otra persona lo realice.
¿Cómo hacemos para saber cuándo debemos utilizar uno en vez del otro?
La diferencia es sutil pero muy importante:
Solicitudes permiten al usuario responsable de dar solución a la misma generar múltiples ODTs para lograr el objetivo de resolver el pedido original.ODTs sólo permiten realizar el trabajo específicamente pedido y nada más.Esto significa que el primer indicador de si se debe utilizar una Solicitud es si se sabe exactamente qué se debe realizar y si sólo se debe realizar una sola cosa.
Un escenario donde normalmente se utiliza sólo ODT es cuando la gestión y seguimiento del trabajo a realizar se realiza a través de otra aplicación externa a PLUG.
Una situación particular se da cuando el trabajo en sí consiste en, por ejemplo, realizar un recorrido y registrar todas las ocurrencias de algún evento. Un ejemplo práctico de ello es salir a la calle a revisar que no exista basura en las veredas. En este caso es común que se utilice una ODT que permite múltiples trabajos donde la ODT representa el “operativo” a realizar y el trabajo es cada evento encontrado donde se encontró basura en lugar indebido. En estos casos cada trabajo deriva en multiples acciones posteriores, para lo cual lo conveniente es generar una Solicitud a partir del trabajo para realizar el seguimiento correspondiente.
Una segunda característica que diferencia las ODTs de las Solicitudes es que las Solicitudes pueden ir moviéndose de Oficinas a lo largo de su vida, mientras que las ODTs son creadas en una Oficina en particular y no se puede modificar.
Por ejemplo, una Solicitud puede crearse dentro de la Oficina “Reclamos” en donde se coordinan todos los medios para resolver el problema reportado y una ver resuelto se envía la Solicitud a la Oficina “Auditoría” para realizar todas las tareas de evaluación de desempeño, validación con inspectores de la solución realizada, etc. Lo importante en ese caso es que la Solicitud ya está en manos de otra área dentro de la organización que se tiene que hacer cargo de gestionar la Solicitud.